Bel ons 078-303 64 80 info@flexitalent.nl

flexitalent_logo

 

 

 

Privacy statement Flexitalent
Laatste update: 25 mei 2018

Dit is de privacyverklaring van Flexitalent (hierna “Flexitalent” of “wij”).
Flexitalent is gevestigd in Zwijndrecht aan de Lindtsedijk 20(K).
Het Kamer van Koophandelnummer van Flexitalent is: 67975208

Flexitalent is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens, zoals beschreven in dit privacy statement

In deze verklaring leggen wij uit wat ons algemene beleid is ten aanzien van het verwerken van persoonsgegevens. Wij beschrijven welke persoonsgegevens wij van jou verwerken, hoe wij jouw privacy waarborgen en welke rechten je hebt.
Deze verklaring heeft betrekking op gegevens die wij verwerken van werkzoekenden, werknemers, (aanstaande) kandidaten, vertegenwoordigers van zakelijke relaties en gebruikers van de website van Flexitalent, sollicitanten en alle overige relaties van Flexitalent. Als u ervoor kiest om Flexitalent vrijwillig informatie te verschaffen, zullen wij deze informatie gebruiken in overeenstemming met ons privacybeleid.

Flexitalent is ervan overtuigd dat de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van haar klanten, flexkrachten, werknemers en de bezoekers van haar website van essentieel belang is voor haar activiteiten. Persoonlijke gegevens van een ieder welke in relatie staan of hebben gestaan met Flexitalent, worden dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd. Flexitalent houdt zich dan ook in alle gevallen aan de eisen die de Wet aan de bescherming van persoonsgegevens stelt.

Wat zijn persoonsgegevens?
Onder persoonsgegevens wordt verstaan alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, zoals bijvoorbeeld contactgegevens, curriculum vitae (‘CV’) en online identificator. Bijzondere persoonsgegevens zijn bijvoorbeeld gegevens over ras of etnische afkomst, strafrechtelijk verleden, religieuze of levensbeschouwelijke overtuiging, vakbondslidmaatschap, gegevens over gezondheid of seksueel gedrag.

Welke persoonsgegevens verwerkt Flexitalent en met welk doel?
Flexitalent verwerkt persoonsgegevens voor diverse doeleinden. Zo verwerkt Flexitalent persoonsgegevens bij het zoeken naar kandidaten en in het kader van het sluiten van (arbeids-)overeenkomsten. Daarnaast is Flexitalent soms wettelijk verplicht bepaalde persoonsgegevens te verwerken. In andere gevallen baseert Flexitalent zich op een gerechtvaardigd belang of dat van een andere partij, zoals bijvoorbeeld van een opdrachtgever.Flexitalent verwerkt in principe geen bijzondere persoonsgegevens, tenzij dit noodzakelijk is, bijvoorbeeld gegevens van medische keuringen voor specifieke functies, en indien hiertoe voor Flexitalent een wettelijke grondslag bestaat.

Aan het einde van dit privacy statement is een overzicht opgenomen van de doelen van de verwerkingen met de daarbij te verwerken persoonsgegevens alsmede een gespecificeerde lijst per verwerking.

Wanneer verzamelen wij uw persoonsgegevens?
Wij verzamelen uw gegevens vanaf het moment dat u uw gegevens invult of achterlaat op onze website, u zich inschrijft op één van onze vestigingen of op andere wijze aanmeldt of wordt aangemeld om gebruik te maken van de dienstverlening van Flexitalent. Deze gegevens gebruiken wij uitsluitend voor de uitvoering van onze hr-dienstverlening, waaronder Bemiddeling, Uitzenden, Detacheren, Deta-vast, Werving&Selectie, Payroll, ZZP en advies.
U bent zelf verantwoordelijk voor de juistheid en relevantie van de gegevens die u verstrekt.

Wanneer deelt Flexitalent persoonsgegevens?
Flexitalent deelt persoonsgegevens binnen Flexitalent alleen met medewerkers die geautoriseerd zijn om toegang te hebben tot deze gegevens. Alle medewerkers zijn onderworpen aan geheimhouding.

Delen met opdrachtgevers:
Flexitalent deelt persoonsgegevens van kandidaten en medewerkers met opdrachtgevers. Bij het voorstellen van kandidaten en medewerkers aan (potentiële) opdrachtgevers, gebruikt Flexitalent een eigen format CV dat door medewerkers van Flexitalent op basis van sollicitatiegegevens van betrokkenen is opgesteld.

Delen met verwerkers:
Flexitalent schakelt leveranciers in die persoonsgegevens verwerken ten behoeve van Flexitalent.
Zij sluit met alle verwerkers van persoonsgegevens verwerkersovereenkomsten af.
Flexitalent beoordeelt vooraf de beveiligingsmaatregelen en de naleving van de privacyregelgeving en ziet hier periodiek op toe, alsmede op naleving van gesloten verwerkersovereenkomsten.

Flexitalent verstrekt op verzoek van politie en justitie uitsluitend persoonsgegevens indien daartoe een wettelijke verplichting bestaat.

Geeft Flexitalent persoonsgegevens door buiten de Europese Economische Ruimte (EER)?
Nee. Flexitalent houdt zich uitsluitend bezig met bemiddeling op de Nederlandse markt.

Hoe lang bewaart Flexitalent persoonsgegevens?
Flexitalent bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het bereiken van haar doelen. In sommige gevallen is Flexitalent gehouden persoonsgegevens voor een langere periode te bewaren, bijvoorbeeld vanwege fiscale verplichtingen. Na afloop van de bewaartermijn, of naar aanleiding van geslaagde verwijderverzoeken van betrokkenen, verwijdert Flexitalent de persoonsgegevens uit haar systemen.

Voor de twee onderstaande situaties hanteert Flexitalent de volgende bewaartermijnen:
Recruitment via externe bronnen: maximaal 30 dagen nadat betrokkenen door Flexitalent zijn gevonden, neemt Flexitalent contact met hen op om haar interesse in betrokkenen kenbaar te maken;
Persoonsgegevens van kandidaten die niet voor Flexitalent werkzaam zijn of zijn geweest maar wel blijk hebben gegeven van hun interesse in Flexitalent: 2 jaar na de datum van opname van de persoonsgegevens in de administratie van Flexitalent.

Indien u voor Flexitalent werkt/heeft gewerkt zijn uw persoonsgegevens beschikbaar tot twee jaar na einde dienstverband. Bepaalde persoonsgegevens zijn ten behoeve van bijvoorbeeld claims, audits en fiscale verplichtingen langer beschikbaar voor Flexitalent.

Welke rechten hebben betrokkenen?
Flexitalent respecteert de rechten van betrokkenen ten aanzien van hun persoonsgegevens. Sommige rechten kunnen altijd worden uitgeoefend; andere slechts onder bepaalde voorwaarden. Flexitalent kan bijvoorbeeld het verzoek van betrokkenen om hun persoonsgegevens te verwijderen niet inwilligen als er een wettelijk verplichting bestaat om die persoonsgegevens gedurende een bepaalde periode te bewaren.

Betrokkenen kunnen de volgende rechten uitoefenen:
*Intrekking van gegeven toestemming voor verwerking van persoonsgegevens;
*Inzage in persoonsgegevens;
*Correctie van onjuiste persoonsgegevens;
*Verwijdering van persoonsgegevens als Flexitalent deze niet langer nodig heeft;
*Bezwaar maken tegen de verwerking van persoonsgegevens op basis van een gerechtvaardigd belang van Flexitalent of een andere verwerkingsverantwoordelijke, als betrokkenen zwaarwegende redenen hiervoor hebben;
*Beperking van de verwerking van persoonsgegevens in bij wet bepaalde gevallen;
*Gegevensoverdracht van eigen persoonsgegevens die aan Flexitalent zijn verstrekt in bij wet bepaalde gevallen;
*Klacht indienen over de verwerking van persoonsgegevens door Flexitalent bij de nationale toezichthoudende autoriteit.

Voornoemde rechten kunnen uitsluitend worden uitgeoefend ten aanzien van de eigen persoonsgegevens. Het is niet toegestaan deze rechten uit te oefenen ten aanzien van persoonsgegevens van anderen. Flexitalent kan hiervoor aan betrokkenen vragen zich nader te identificeren.

Hoe beveiligt Flexitalent persoonsgegevens?
Flexitalent treft passende technische en organisatorische maatregelen om de privacy van betrokkenen en de vertrouwelijkheid van hun persoonsgegevens te beschermen.

De infrastructuur van Flexitalent wordt voortdurend gemonitord. In een vroeg stadium kunnen bedreigingen of aanvallen worden gesignaleerd en kan actie worden ondernomen. Flexitalent heeft beleid en procedures opgesteld voor het tijdig melden van datalekken. Daarnaast wordt de infrastructuur van Flexitalent gescand op virussen, schadelijke software en inbraakpogingen.
Flexitalent laat de infrastructuur en de beveiligingsprocessen geregeld door een onafhankelijke auditor controleren. Flexitalent verstuurt persoonsgegevens via een beveiligde internetverbinding (TLS), te herkennen aan “https” en het hangslotsymbool in de adresbalk van de browser.

Verder heeft Flexitalent in haar systemen geborgd dat niet iedereen binnen haar organisatie toegang heeft tot persoonsgegevens. De toegang is beperkt tot Flexitalent-medewerkers voor wie de verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk is voor de uitvoering van hun werkzaamheden.

Betrokkenen kunnen zelf bijdragen aan de bescherming van hun persoonsgegevens door bijvoorbeeld:

*Het E-uur account met een sterk wachtwoord te beveiligen;
*Wijzigingen in de eigen persoonsgegevens zelf via E-uur in te voeren;
*Betrokkenen kunnen hiervoor ook contact met Flexitalent opnemen;
*Voorzichtig om te gaan met het vrijgeven van persoonsgegevens indien betrokkenen reageren op vacatures en berichten die Flexitalent op sociale media heeft geplaatst. De informatie die daar wordt geplaatst kan openbaar zijn.

Contact opnemen met Flexitalent?
Voor vragen naar aanleiding van dit privacy statement kunnen betrokkenen zich wenden tot Flexitalent te Zwijndrecht, te bereiken via onderstaande contactgegevens:

Flexitalent
Lindtsedijk 20K
3336 LE Zwijndrecht
t 078-3036480
e info@flexitalent.nl
i www.flexitalent.nl

Melding (mogelijke) inbreuk op de beveiliging?
In geval van een (mogelijke) inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens worden betrokkenen verzocht Flexitalent daarover zo spoedig mogelijk te informeren via info@flexitalent.nl onder vermelding van ‘Datalek’ in de onderwerpregel van het bericht.

Wijziging Privacy Verklaring
Flexitalent kan dit privacy statement aanpassen.

Wijzigingen worden direct overgenomen en op de website gepubliceerd.

Dit privacy statement is voor het laatst aangepast op 25 mei 2018.

Overzicht doelen van verwerkingen en te verwerken persoonsgegevens:
Bij gebruik maken van de website van Flexitalent
Doel van de verwerking:
Om online te reageren op vacatures;
Kennis te nemen van de dienstverlening van Flexitalent en deze vervolgens te verbeteren.
Deze persoonsgegevens worden verwerkt:
Online reageren: voornaam, achternaam, e-mailadres; mogelijk CV of motivatie;

In het kader van recruitment
Doel van de verwerking:
Het verzorgen van trainingen, beurzen en in-house dagen;
Om op verzoek van betrokkenen CV’s of professionele sociale media profielen te beoordelen;
Zoeken en benaderen van potentiële kandidaten op initiatief van Flexitalent.
Deze persoonsgegevens worden verwerkt:
Verzorging van trainingen, beurzen en in-house dagen: voornaam, achternaam, e-mailadres, CV;
Beoordeling: CV, profiel;
Zoeken en benaderen: contactgegevens, link naar sociale media profiel en berichten die naar Flexitalent worden verzonden.

Sociale media en job boards
Doel van de verwerking:
Om interesse voor Flexitalent te genereren:
Om betrokkenen in staat te stellen online te reageren;
Om te reageren op vragen van betrokkenen.
Deze persoonsgegevens worden verwerkt:
Online reactie: contactgegevens, vacatures en reacties van betrokkenen;
Reactie van Flexitalent op vragen van betrokkenen: contactgegevens en vacature/ reacties van betrokkenen.

Evenementen en nieuwsbrieven
Doel van de verwerking:
Organisatie van evenementen en activiteiten om betrokkenheid bij Flexitalent van kandidaten, werknemers, vertegenwoordigers van zakelijke relaties en gebruikers van de website van Flexitalent te stimuleren;
Om kennis en interessante onderwerpen met betrokkenen uit te wisselen.
Deze persoonsgegevens worden verwerkt:
Organisatie van evenementen en activiteiten: contactgegevens, interesses, persoonsgegevens noodzakelijk voor het verzorgen van vervoer en dieetwensen.

Solliciteren bij Flexitalent
Doel van de verwerking:
Voor de beoordeling van de geschiktheid en beschikbaarheid van een kandidaat voor een vacature;
Voor het opstellen en delen met opdrachtgevers van een CV van betrokkenen op basis van het Flexitalent format;
Voor de selectie van kandidaten voor vacatures van Flexitalent en opdrachtgevers;
Om digitale dossiers van betrokkenen aan te maken;
Om de tevredenheid van betrokkenen over de sollicitatieprocedures te waarborgen door middel van tevredenheidsonderzoeken;
Deze persoonsgegevens worden verwerkt:
Persoonlijke gegevens: voor- en achternaam, geboortedatum, geslacht, nationaliteit;
Contactgegevens: woonadres, e-mailadres, telefoonnummer;
Opleiding en vaardigheden: opleidingen, trainingen, diploma’s, certificaten, cijfers, expertise, taalvaardigheid;
Werkhistorie: vorige en huidige werkgevers, functies en ervaring;
Sociale mediagegevens: link naar sociale media profielen van betrokkenen;
Sollicitatiegegevens: CV, motivatiebrief, vacature, gewenst aantal uren, vervoersvoorkeuren, bezit van een rijbewijs;
Extra persoonsgegevens die betrokkenen aan Flexitalent verstrekken, zoals een foto;
Notities van Flexitalent medewerkers;

Met betrekking tot overige interne doelen
Doel van de verwerking:
Om kwaliteitsstandaarden en certificeringen te behalen en te behouden;
Om subsidies, premiekortingen e.d. aan te vragen;
Voor het genereren van managementinformatie;

Om interne controles te verzorgen
Om de bedrijfsveiligheid te waarborgen;
Om audits en accountantscontroles mogelijk te maken.

Gespecificeerde lijst van Persoonsgegevens per verwerking
Flexitalent zal van flexkrachten (uitzendkrachten), inleners, ZZPérs persoonsgegevens verwerken.

Het betreft hier met name de onderstaande gegevens.

Flexkrachten:
NAW gegevens
Administratienummer
Geslacht
Functie
Geboortedatum en geboorteplaats
CV, inclusief werkervaring en opleiding
Diploma’s en certificaten
Kopie paspoort/ID
Nationaliteit en taal
Pasfoto & video (introductie) – op vrijwillige basis
Beschikbaarheidsgegevens
Verblijfsvergunning en werkvergunning
Correspondentie met flexkrachten
Uitzendovereenkomst
Financiële gegevens, bankrekeningnummer, salarisafspraken, inhoudingen daarop en
vergoedingen, loonafrekeningen, jaaropgaves, loonheffingsformulieren
Burger service nummer
Gegevens over bruikleen of lease
Handtekening
Burgerlijke staat
Verlofgegevens

Opdrachtgevers/inleners:
NAW contactpersoon
Factuurgegevens
BTW nummer
KVK
Informatie met betrekking tot inlenersbeloning

ZZP:
NAW
BTW nummer
KVK
Bankrekeningnummer